ما هو المخطط التنظيمي؟
يُعرَّف المخطط التنظيمي بأنه رسم تخطيطي يعرض تسلسلًا هرميًا للتقارير أو العلاقات. الاستخدام الأكثر شيوعًا للمخطط التنظيمي هو إظهار هيكل شركة أو حكومة أو أي مؤسسة أخرى.
للمخططات التنظيمية استخدامات متعددة، ويمكن هيكلتها بطرق مختلفة. فقد تُستخدم كأداة إدارية، أو لأغراض التخطيط، أو كدليل للموظفين، على سبيل المثال. ربما لا تعمل مؤسستك بأسلوب "القيادة والتحكم"، بل تعتمد على فرق العمل.
كيفية استخدام المخطط التنظيمي
Organizational charts are useful in a number of ways. Here are a few of the ways your company or group can benefit from an org chart.
-
Show work responsibilities and reporting relationships.
-
Allow leadership to more effectively manage growth or change.
-
Allow employees to better understand how their work fits into the organization’s overall scheme.
-
Improve lines of communication.
-
Create a visual employee directory.
-
Present other types of information, such as business entity structures and data hierarchies.
The type of organization chart you make should mirror the management philosophy and organizational structure of your company.
There are four basic types of organizational charts:
-
Functional Top-Down
-
Divisional Structure
-
Matrix Organizational Chart
-
Flat Organizational Chart
How To Make An Organizational Chart
We usually think of an organization chart of having a fairly rigid, top-down structure. Here’s the format of a basic three-level org chart.
But just as one size business suit doesn’t fit everyone, the same can be said of an organizational chart. You’ll want to custom-tailor an org chart to fit the needs of your organization. There are a lot of factors to consider. What type of information should be included in each box? Should the chart flow top-down or in another direction? What if there are people with multiple roles?
Show Managers With Two Titles As Two Different Boxes In The Chart
Particularly in smaller companies, one person may manage multiple parts of the organization. For example in this technology company, the CEO, Paul Smith, also acts as the VP of Engineering. Both the management team and the programmers report to him. The best way to show this is to include both positions in the chart and show Paul as occupying both of them. Remember, the organizational structure is based on positions; not the people that occupy the positions.
Use Dotted Lines Sparingly
Sometimes it can be helpful to show relationships with a dotted line connecting the boxes of two positions. One common example is an assistant that works for three managers.
Gudra Management Consultancy is connected to Toby and Linda by dotted lines because she assists them, as well as Dan. She reports directly to Dan, as shown by the solid line. It’s not useful to try and impose the structure of multiple teams on the organization chart with lots of dotted lines. Too many and the chart becomes a mess. To show teams, it’s better to use separate charts such as this one.
تقسيم المخططات الكبيرة إلى عدة مخططات أصغر مرتبطة ببعضها
مهما كان شكل المخطط، فإن عرضه كبير جدًا. مخطط تنظيمي يُظهر جميع موظفي شركة كبيرة مثل جنرال إلكتريك كبير ومعقد للغاية بحيث لا يكون مفيدًا. النهج الأنسب هو تقسيم المنظمة إلى مجموعات أصغر، لكل منها مخطط تنظيمي بحجم مناسب، ثم ربطها معًا. على سبيل المثال، إليك المخطط التنظيمي الأعلى لشركة جنرال إلكتريك:
يترأس كل رئيس شركة مختلفة داخل جنرال إلكتريك. يمكن ربط مناصبهم بمخطط الهيكل التنظيمي لتلك الشركة. على سبيل المثال، يرتبط مربع الرعاية الصحية بمخطط الهيكل التنظيمي لشركة جنرال إلكتريك للرعاية الصحية:
مخطط الرعاية الصحية كبير جدًا لدرجة أن كل منصب من هذه المناصب يرتبط بمخططات لمنظمة مدير المعلومات (CIO)، ومنظمة تطوير الأعمال، وما إلى ذلك. يرتبط كل مخطط فرعي بمخططه الرئيسي، لذلك بغض النظر عن مكان القارئ في التسلسل الهرمي، يمكنه العثور على طريقه للعودة إلى الأعلى.