ما هو المخطط التنظيمي؟
يُعرَّف المخطط التنظيمي بأنه رسم تخطيطي يعرض تسلسلًا هرميًا للتقارير أو العلاقات. الاستخدام الأكثر شيوعًا للمخطط التنظيمي هو إظهار هيكل شركة أو حكومة أو أي مؤسسة أخرى.
للمخططات التنظيمية استخدامات متعددة، ويمكن هيكلتها بطرق مختلفة. فقد تُستخدم كأداة إدارية، أو لأغراض التخطيط، أو كدليل للموظفين، على سبيل المثال. ربما لا تعمل مؤسستك بأسلوب "القيادة والتحكم"، بل تعتمد على فرق العمل.
كيفية استخدام المخطط التنظيمي
تُعد المخططات التنظيمية مفيدة بعدة طرق. فيما يلي بعض الطرق التي يمكن لشركتك أو مجموعتك الاستفادة بها من المخطط التنظيمي:
-
إظهار مسؤوليات العمل وعلاقات التقارير.
-
تمكين القيادة من إدارة النمو أو التغيير بشكل أكثر فعالية.
-
مساعدة الموظفين على فهم كيفية ارتباط عملهم بالمخطط العام للمؤسسة.
-
تحسين خطوط الاتصال.
-
إنشاء دليل مرئي للموظفين.
-
عرض أنواع أخرى من المعلومات مثل هياكل الكيانات التجارية وتسلسل البيانات الهرمي.
يجب أن يعكس نوع المخطط التنظيمي الذي تقوم بإنشائه فلسفة الإدارة والهيكل التنظيمي لشركتك.
هناك أربعة أنواع أساسية من المخططات التنظيمية:
-
المخطط الهرمي الوظيفي (Functional Top-Down)
-
الهيكل التقسيمي (Divisional Structure)
-
المخطط التنظيمي المصفوفي (Matrix Organizational Chart)
-
المخطط التنظيمي المسطّح (Flat Organizational Chart)
كيفية عمل مخطط تنظيمي
عادةً ما نفكر في المخطط التنظيمي على أنه هيكل صارم من الأعلى إلى الأسفل. هذا هو الشكل الأساسي لمخطط تنظيمي من ثلاث مستويات.
لكن تمامًا كما أن مقاس بدلة العمل الواحدة لا يناسب الجميع، يمكن قول الشيء نفسه عن المخطط التنظيمي. ستحتاج إلى تخصيص المخطط ليناسب احتياجات مؤسستك. هناك العديد من العوامل التي يجب أخذها في الاعتبار. ما نوع المعلومات التي يجب تضمينها في كل مربع؟ هل يجب أن يتدفق المخطط من الأعلى إلى الأسفل أم في اتجاه آخر؟ ماذا لو كان هناك أشخاص لديهم أدوار متعددة؟
اعرض المديرين الذين لديهم وظيفتان في صندوقين مختلفين داخل المخطط التنظيمي.
خصوصًا في الشركات الصغيرة، قد يدير شخص واحد عدة أقسام من المؤسسة. فعلى سبيل المثال، في هذه الشركة التقنية، يشغل المدير التنفيذي بول سميث أيضًا منصب نائب الرئيس للهندسة. حيث يرفع كل من فريق الإدارة والمبرمجين تقاريرهم إليه.
أفضل طريقة لإظهار ذلك هي تضمين كلا المنصبين في المخطط وإظهار أن بول يشغل كليهما. تذكّر أن الهيكل التنظيمي يعتمد على المناصب وليس على الأشخاص الذين يشغلون هذه المناصب.
استخدم الخطوط المتقطعة باعتدال.
أحيانًا قد يكون من المفيد إظهار العلاقات باستخدام خط متقطع يربط بين صندوقي وظيفتين. أحد الأمثلة الشائعة هو وجود مساعد يعمل مع ثلاثة مدراء.
على سبيل المثال، Gudra Management Consultancy مرتبطة بكل من توفي و ليندا بخطوط متقطعة لأنها تساعدهما بالإضافة إلى دان. لكنها ترفع تقاريرها مباشرةً إلى دان كما هو موضح بالخط المتصل.
ليس من المفيد محاولة فرض هيكل الفرق المتعددة على المخطط التنظيمي باستخدام الكثير من الخطوط المتقطعة، لأن ذلك يجعل المخطط فوضويًا. ولإظهار الفرق، من الأفضل استخدام مخططات منفصلة مثل هذا.
تقسيم المخططات الكبيرة إلى عدة مخططات أصغر مرتبطة ببعضها
مهما كان شكل المخطط، فإن عرضه كبير جدًا. مخطط تنظيمي يُظهر جميع موظفي شركة كبيرة مثل جنرال إلكتريك كبير ومعقد للغاية بحيث لا يكون مفيدًا. النهج الأنسب هو تقسيم المنظمة إلى مجموعات أصغر، لكل منها مخطط تنظيمي بحجم مناسب، ثم ربطها معًا. على سبيل المثال، إليك المخطط التنظيمي الأعلى لشركة جنرال إلكتريك:
يترأس كل رئيس شركة مختلفة داخل جنرال إلكتريك. يمكن ربط مناصبهم بمخطط الهيكل التنظيمي لتلك الشركة. على سبيل المثال، يرتبط مربع الرعاية الصحية بمخطط الهيكل التنظيمي لشركة جنرال إلكتريك للرعاية الصحية:
مخطط الرعاية الصحية كبير جدًا لدرجة أن كل منصب من هذه المناصب يرتبط بمخططات لمنظمة مدير المعلومات (CIO)، ومنظمة تطوير الأعمال، وما إلى ذلك. يرتبط كل مخطط فرعي بمخططه الرئيسي، لذلك بغض النظر عن مكان القارئ في التسلسل الهرمي، يمكنه العثور على طريقه للعودة إلى الأعلى.