سوف يُنظر إلى التعويض من قبل الموظفين على أنه عادل إذا كان قائمًا على مكونات منهجية. تم تطوير أنظمة تعويض مختلفة لتحديد قيمة الوظائف. تستخدم هذه الأنظمة العديد من المكونات المشابهة بما في ذلك أوصاف الوظائف، ونطاقات/هياكل الرواتب، والإجراءات المكتوبة.

يمكن استخدام التعويض من أجل:

• استقطاب الموظفين المؤهلين والاحتفاظ بهم.

• زيادة أو الحفاظ على الروح المعنوية/الرضا.

• مكافأة وتشجيع الأداء المتميز.

• تحقيق العدالة الداخلية والخارجية.

• تقليل معدل دوران الموظفين وتشجيع الولاء للشركة.

• تعديل (من خلال المفاوضات) ممارسات النقابات.

مكونات نظام التعويض تشمل:

أوصاف الوظائف
مكون أساسي لكل من أنظمة التعويض والاختيار، حيث تحدد أوصاف الوظائف كتابةً المسؤوليات والمتطلبات والوظائف والواجبات والموقع والبيئة والظروف والجوانب الأخرى للوظائف. يمكن تطوير الأوصاف للوظائف بشكل فردي أو لعائلات وظيفية كاملة.

تحليل الوظائف
عملية تحليل الوظائف التي تُبنى منها أوصاف الوظائف. تشمل تقنيات تحليل الوظائف استخدام المقابلات والاستبيانات والملاحظة.

تقييم الوظائف
نظام لمقارنة الوظائف بغرض تحديد مستويات التعويض المناسبة للوظائف الفردية أو عناصر الوظائف. هناك أربع تقنيات رئيسية: الترتيب، التصنيف، مقارنة العوامل، وطريقة النقاط.

هياكل الأجور
مفيدة لتوحيد ممارسات التعويض. تتضمن معظم هياكل الأجور عدة درجات، تحتوي كل درجة على حد أدنى للأجر/الراتب وتدرجات أو نطاق للدرجة. التدرجات شائعة في وظائف النقابات حيث يتم تحديد الأجر لكل وظيفة مسبقًا من خلال المفاوضة الجماعية.

دراسات الرواتب
عبارة عن مجموعات من بيانات الرواتب والسوق. قد تشمل متوسط الرواتب، مؤشرات التضخم، مؤشرات تكلفة المعيشة، ومتوسطات ميزانيات الرواتب. يمكن للشركات شراء نتائج الدراسات التي يجريها مزودو الدراسات أو إجراء دراساتها الخاصة. عند شراء النتائج، يجب معرفة ما إذا كانت الدراسة خاصة بصناعة معينة أو عبر صناعات مختلفة، وكذلك إذا كانت خاصة بمنطقة جغرافية معينة أو متعددة المناطق.

خطط التعويض:

تطوير مخطط للبرنامج.

• وضع هدف للبرنامج.

• تحديد مواعيد التنفيذ والإنجاز.

• تحديد الميزانية.

تعيين مسؤول لتصميم البرنامج.

• تحديد ما إذا كان المنصب مؤقتًا أو دائمًا.

• تحديد من سيدير البرنامج بعد إنشائه.

• تقييم تكلفة الاستعانة بمصادر خارجية مقابل الموارد الداخلية.

• تقدير تكلفة مراجعة استشارية.

تطوير فلسفة التعويض.

1. تشكيل لجنة تعويض (تتكون من ضباط أو على الأقل تضم أحد الضباط).

2. تقرير الفروقات في هياكل الرواتب (الإداريين، المهنيين، المبيعات…).

3. تحديد موقع الشركة مقارنةً بالسوق (فوق، عند، أو تحت المعدل).

4. تقرير مدى اعتماد المزايا على التعويض النقدي.

إجراء تحليل وظيفي لجميع المناصب.

1. تحليل عام للمهام حسب الإدارات.

2. جمع مدخلات من نواب الرؤساء والمديرين.

3. مقابلة الموظفين الأساسيين لتحديد وظائفهم.

4. تحديد الوظائف المعفاة وغير المعفاة.

5. تطوير أوصاف وظائف أولية ثم مراجعتها مع شاغلي المناصب.

6. صياغة المسودات النهائية.

7. مراجعة الأوصاف مع المديرين.

8. توثيق الأوصاف النهائية.

تقييم الوظائف.

1. ترتيب الوظائف داخل الإدارات وبينها.

2. التحقق من الترتيب بمقارنة بيانات السوق.

3. إعداد مراجعة تنظيمية بالمصفوفة.

4. تطوير مصفوفة للوظائف عبر الأقسام.

5. المقارنة مع بيانات السوق وهيكل الشركة.

6. إعداد مخططات انسيابية للوظائف.

7. تقديم البيانات للجنة التعويضات للمراجعة.

تحديد الدرجات.

1. إنشاء مستويات (مبتدئ، متوسط، كبير، إداري…).

2. تحديد عدد الدرجات أو نطاق الرواتب.

تحديد التسعير ونطاقات الرواتب.

1. تحديد الوظائف المرجعية الأساسية.

2. مراجعة أسعار السوق لهذه الوظائف.

3. إنشاء خط اتجاه حسب فلسفة الشركة.

إنشاء هيكل الرواتب المناسب.

1. تحديد الفروقات بين الدرجات.

2. تحديد الحد الأدنى والأقصى للفوارق.

3. تصنيف باقي الوظائف.

4. مراجعة أوصاف الوظائف.

5. التحقق من أهمية المناصب.

6. مراجعة اللجنة للموافقة.

وضع سياسة لإدارة الرواتب.

1. صياغة السياسات العامة للشركة.

2. صياغة سياسات خاصة لمجموعات مختارة.

3. وضع استراتيجيات للزيادات (جدارة، تكلفة معيشة، مكافآت…).

4. وضع النماذج والإجراءات لدعم السياسة.

5. مراجعة اللجنة للموافقة.

الحصول على موافقة الإدارة العليا.

1. إعداد دراسات الأثر المالي.

2. تقديم البيانات للجنة التعويضات.

3. عرض النتائج على اللجنة التنفيذية.

إبلاغ البرنامج النهائي للموظفين والمديرين.

1. تقديم الخطة للجنة التعويضات.

2. تقديم العرض للإدارة التنفيذية.

3. إعداد خطة تواصل مع الموظفين (عروض، نشرات، اجتماعات…).

4. تقديم العروض للمديرين والموظفين.

تنفيذ البرنامج.

• تطوير الأنظمة والإجراءات والنماذج.

• التعاون مع قسم نظم الموارد البشرية.

• طباعة النماذج.

• إعداد تقارير المراقبة.

• اختبار النظام وتنفيذه.

مراقبة البرنامج.

1. متابعة ردود فعل المديرين.

2. إجراء التعديلات اللازمة.

3. معالجة المشكلات أو الثغرات.