تشمل استخدامات استبيانات رأي الموظفين:

• تركيز برامج تطوير الموظفين

• تعزيز علاقات الإدارة / الموظفين

• تقييم احتياجات التدريب

• تقييم التدريب

• مسح المناخ التنظيمي

• استبيان رضا العملاء

يمكن أن تكون هذه العملية أيضًا محفزًا للأداء لأنها تُظهر للموظف أن آرائه وملاحظاته تُعتبر مهمة.

​

الفوائد

يوفر وسيلة مباشرة لتقييم آراء الموظفين التي لم يتم الإبلاغ عنها بطريقة أخرى.

كيفية إجراء استبيانات الموظفين

1. تحليل الاحتياجات: لماذا يتم إجراء الاستبيان؟
   تُعقد الاجتماعات لتحديد الأهداف والغايات، وكذلك محتوى المشروع. سواء تم تنفيذه من خلال مقابلة فردية أو مجموعة مركزة، فإن تحليل الاحتياجات هذا سيضمن جمع المعلومات الهامة بالطريقة التي تناسب احتياجات العميل بشكل أفضل، وسيساعد في تحديد أفضل طريقة لجمع البيانات.

2. المجموعات المركزة: اجتماعات منظمة لجمع المعلومات النوعية ذات الصلة بتطوير الاستبيان.

3. تصميم الاستبيان: تطوير أداة الاستبيان من خلال تجميع المعلومات المستخلصة.المعلومات المجمعة من تحليل الاحتياجات، والمجموعات المركزة، وغيرها من الوثائق المتاحة. تحديد مقياس التقييم الذي سيتم استخدامه:

   1. أوافق بشدة | أوافق | (لا أوافق ولا أرفض) | أرفض | أرفض بشدة

   2. ممتاز | جيد | مقبول | ضعيف

   3. طوال الوقت | في معظم الأوقات | أحيانًا | نادرًا | أبدًا

   4. إلى حد كبير جدًا | إلى حد كبير | إلى حد ما | إلى حد قليل جدًا | إلى حد لا شيء على الإطلاق

   5. راضٍ جدًا | راضٍ | (لا راضٍ ولا غير راضٍ) | غير راضٍ | غير راضٍ جدًا

4. تطوير الاستبيان: يحتوي الاستبيان المستخدم في استطلاعات رأي الموظفين عادةً على عناصر يتم تقييمها على مقياس من 5 نقاط. قد يتم تطوير هذه العناصر لقياس أبعاد مختلفة للمنظمة (مثل: التواصل، العمل الجماعي، القيادة، المبادرة، الإدارة، التعويضات، …). كما تتضمن الاستبيانات عادةً سؤالًا واحدًا أو أكثر بصيغة مفتوحة للحصول على ملاحظات مكتوبة. عادةً ما يتضمن الاستبيان من 50 إلى 100 عنصر. عند تقدير الوقت اللازم لإكمال الاستبيان، يجب تقدير حوالي دقيقة واحدة لكل عنصر من عناصر الاستبيان. إذا كنت تستخدم نموذج استبيان مطبوع، يجب النظر في استخدام نماذج يمكن مسحها ضوئيًا إلى الكمبيوتر. تجدر الإشارة إلى أن تصميم الاستبيان عادةً ما يكون عملية تكرارية — حيث يتم صياغة الأسئلة، اختبارها، إعادة صياغتها، اختبارها مرة أخرى، وهكذا.

5. مراجعة الاستبيان:  فحص وانتقاد الاستبيان الحالي. يتم إجراء المراجعة لتحسين جودة الاستبيان وزيادة احتمالية حصول العميل على معلومات قابلة للتنفيذ. كما يتم إجراء الانتقادات لزيادة احتمال تحقيق معدلات استجابة عالية.

6. الاختبار المسبق للأداةإجراء اختبار مسبق للأداة، وهو فحص لأداة جمع البيانات بواسطة المستجيبين المحتملين. يمكن إتمامه للأدوات الورقية، وكذلك لأدوات جمع البيانات الإلكترونية والهاتفية. قد يشمل ذلك سلسلة من المقابلات الهاتفية أو مجموعات التركيز المصممة لجمع الملاحظات حول المحتوى، والوضوح، وسهولة القراءة، والصلة، والطول، وشمولية مجموعة العناصر، بالإضافة إلى التجربة العامة لإكمال الأداة. يمكن أن يُظهر الاختبار المسبق:

   1. صياغة السؤال بشكل ضعيف أو ترتيب غير مناسب، بالإضافة إلى أخطاء في التخطيط

   2. المشكلات الناتجة عن طول الاستبيان أو عدم قدرة أو عدم رغبة المستجيبين في الإجابة على الأسئلة

   3. أسئلة إضافية أو فئات استجابة يمكن ترميزها مسبقًا في الاستبيان

   4. مشكلات عدم الاستجابة

   5. أي عواقب سلبية قد يكون لها الاستبيان على الموظفين

7. ضمان سرية المشاركين:  يجب اتخاذ خطوات لضمان سرية نتائج التغذية الراجعة. على سبيل المثال، يجب جمع (متوسط) تقييمات التغذية الراجعة من عدة موظفين لإخفاء هوية الموظف الفردي. ويمكن تلخيص التعليقات أو الإجابات المكتوبة على الأسئلة في النتائج لإخفاء هوية الكاتب. تساعد السرية في ضمان أن تكون النتائج حقيقية.

8. إدارة الاستبيان: توزيع نماذج الاستبيان (إذا كنت تستخدم نسخًا مطبوعة) مع التعليمات. قد ترغب في إعداد إجابات للأسئلة الشائعة إذا كان موظفون آخرون سيساعدون في الإدارة. إذا أمكن، انشر الأسئلة والإجابات على موقعك الإلكتروني لتسهيل الوصول إليها. هل يتم إدارته للجميع؟ أم لعينة فقط؟

   1. مزايا تطبيقه على الجميع:
      يُمنح جميع الموظفين الفرصة للتعبير عن آرائهم

   2. مزايا تطبيقه على عينة فقط:
      تقليل الوقت المطلوب لجمع ومعالجة البيانات
      كمية أقل من البيانات لجمعها

9. تحليل البيانات يشمل التحليل الأساسي للبيانات متوسط التقييمات. قد تتضمن التحليلات الأكثر تعقيدًا تحليل البنود و/أو تحليل العوامل. وتشمل أنواع التحليلات: ملخص أبعاد الأداء؛ ملخص الأداء مقابل المتوقع؛ تقييمات البنود الفردية؛ تقييمات البنود – الأداء مقابل المتوقع (مقنن)؛ البنود الأعلى أو الأدنى تقييمًا (تُظهر نقاط القوة والضعف لدى الفرد)؛ التصنيف الجماعي والتنظيمي، والتوصيات للتطوير. قد ترغب في تحليل البيانات حسب القسم أو الإدارة لتقييم نقاط القوة والضعف الجماعية والتنظيمية. ويمكن استخدام ذلك لدعم أو تعزيز التدريب والتطوير التنظيمي.

10. تقارير تفسيرية مكتوبة فحص البيانات من خلال تقارير تفسيرية مكتوبة تلخص نتائج دراستك.

11. عرض نتائج الاستبيان تحليل البيانات في شكل تقرير، أو على مجموعة متنوعة من الوسائط الأخرى مثل الأقراص المدمجة، أو الأقراص المرنة، أو الإنترنت.

12. تطوير وتوزيع النتائج  يجب مشاركة نتائج التغذية الراجعة مع الموظفين. قد ترغب في توفير جلسات مراجعة فردية أو ورش عمل جماعية يديرها ميسر لمساعدة الأفراد على مراجعة النتائج وفهمها وتطوير الأهداف والغايات المناسبة.

المتطلبات؟

 

تتطلب عملية استطلاع آراء الموظفين جهدًا منسقًا لجمع مئات أو حتى آلاف البيانات. بالإضافة إلى ذلك، يتم تعزيز صلاحية النتائج من خلال ضمان سرية المشاركين.

قد يتطلب تنفيذ الاستطلاع وقتًا (لاستكمال الاستبيانات) وموارد حاسوبية لتحليل البيانات.

​

فوائد استخدام الإنترنت

لحسن الحظ، هناك العديد من شركات البرمجيات التي تقدم أدوات لمساعدتك في إجراء هذا النوع من عمليات التغذية الراجعة. يمكن العثور على بعض الروابط لهذه الشركات في شبكة برمجيات الموارد البشرية.

• الوصول عبر الويب هل موظفوك منتشرون في جميع أنحاء العالم؟ أو عبر ولايات مختلفة؟ لا مشكلة، فقط استخدم الإنترنت كوسيلة يتم من خلالها إجراء عملية التغذية الراجعة.

• السرية بالرغم من أن البيانات يتم جمعها من قبل طرف ثالث، إلا أن السرية تزداد لأن عددًا أقل من الموظفين الداخليين لديهم إمكانية الوصول لمشاهدة البيانات.

• تحليل البيانات المبسط هل تقضي وقتًا في إدخال البيانات في جدول بيانات أو قاعدة بيانات للتحليل؟ استخدم الأدوات المستندة إلى الويب لجمع البيانات وتخزينها وتحليلها.